Jak długo przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe

Krótka odpowiedź: 5 lat dla księgowych, 10 lub 50 lat dla kadrowych

Większość dokumentów księgowych wymaga przechowywania przez co najmniej 5 lat. Dokumentacja pracownicza podlega dwóm reżimom: przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo 50 lat od dnia ustania stosunku pracy – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. O wyborze okresu decyduje data nawiązania stosunku pracy. W aktach pracowniczych data nawiązania stosunku pracy ma większe znaczenie dla terminu niż treść dokumentu.

Dla każdej teczki punkt wyjścia to trzy informacje: rodzaj dokumentu, data zdarzenia gospodarczego lub rozliczenia podatku, a w kadrach dodatkowo data nawiązania i data ustania stosunku pracy. Bez nich nie policzysz terminu dla konkretnej umowy, faktury czy karty wynagrodzeń.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów w Polsce

Dokumenty księgowe: co obejmują i ile lat przechowywać

Do dokumentów księgowych należą przede wszystkim: księgi podatkowe (przy pełnej księgowości – księgi rachunkowe, przy uproszczonej – PKPiR), ewidencje, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, dowody księgowe (w tym faktury, korekty i duplikaty), dokumenty inwentaryzacyjne, czyli spisy z natury, oraz sprawozdania finansowe. To główny dowód w kontroli urzędu skarbowego, więc nie wyrzucaj dowodów transakcji ani dokumentów związanych z procedurą podatkową.

Ustawa o rachunkowości różnicuje terminy według rodzaju dokumentu. Księgi rachunkowe przechowujesz 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 1). Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono (art. 74 ust. 1). Karty wynagrodzeń pracowników i ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej niż 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 2).

Dla dokumentów podatkowych dodatkowym punktem odniesienia jest Ordynacja podatkowa, a nie tylko ustawa o rachunkowości: księgi rachunkowe, księgi podatkowe i ewidencje pomocnicze przechowujesz 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Zamykając rok podatkowy, do dokumentacji dołącz kopię rocznej deklaracji podatkowej, a jeśli zeznanie złożono przez internet – także numer UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

Okresy przechowywania dokumentów księgowych i kadrowych

Dokumentacja pracownicza: akta osobowe A–E i okresy 10/50 lat

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy prowadzić i przechowywać – papierowo lub elektronicznie – akta osobowe pracowników oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy; razem tworzą dokumentację pracowniczą. Co wchodzi do akt osobowych, a co do dokumentacji poza nimi, precyzuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika; składają się z 5 części oznaczonych A–E. Część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia. Część B obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i przepisami BHP, dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, dokumenty o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, o ryzyku zawodowym, o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu oraz o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Do części B trafiają też dokumenty związane z urlopami (macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym), z urlopem bezpłatnym oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Obowiązują dwa okresy przechowywania – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Dokumentację pracowniczą przechowujesz przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. O tym, który okres zastosować, decyduje data nawiązania stosunku pracy. Przy 50-letnim obowiązku nie liczy się od końca roku, lecz od konkretnego dnia ustania stosunku pracy.

Jak liczyć terminy: od końca roku, od zatwierdzenia sprawozdania, od ustania zatrudnienia

Dokumenty podatkowe: pięć lat biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Jeśli termin płatności podatku za 2019 r. przypadł w 2020 r., pięcioletni okres kończy się 31 grudnia 2025 r. – dokumenty za 2019 r. przechowujesz do tego dnia.

Sprawozdanie finansowe: termin liczysz nie od daty sporządzenia, ale od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono. Jeśli sprawozdanie za dany rok obrotowy zatwierdzono w roku następnym, bieg pięciu lat zaczyna się 1 stycznia kolejnego roku.

Dokumentacja pracownicza: 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy – jeśli umowa rozwiązała się w trakcie roku, termin biegnie od 1 stycznia roku następnego. Przy 50-letnim obowiązku punktem startowym jest konkretny dzień ustania stosunku pracy, bez zaokrąglania do końca roku.

Niezależnie od tych różnic odróżniaj okres zatrudnienia od okresu po jego zakończeniu. Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy – dopiero ten drugi okres liczy się według reguł 10 albo 50 lat.

Jak liczyć terminy przechowywania dokumentów?

Przechowywanie papierowe i elektroniczne: porządek, kopie zapasowe, bezpieczeństwo

Dokumenty księgowe przechowuj w należyty sposób, chroniąc je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ustawy o rachunkowości). Przy księgowaniu komputerowym przepis wymaga stosowania nośników odpornych na awarie oraz systematycznego wykonywania kopii zapasowych przez cały okres przechowywania dokumentacji.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowujesz co do zasady w oryginalnej postaci, w podziale na okresy sprawozdawcze (art. 73 ustawy o rachunkowości). Ich treść możesz przenieść na nośniki elektroniczne, jeśli zachowasz możliwość odtworzenia dowodu w formie wydruku. Wyjątkiem są dokumenty przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty wskazane przez kierownika jednostki – te muszą pozostać w oryginale. Dokumentację możesz przechowywać poza siedzibą firmy, przekazując ją podmiotowi świadczącemu usługi przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4).

W praktyce archiwizacja księgowa to porządek chronologiczny i numeracja zgodna z PKPiR, podział dokumentów na okresy rozliczeniowe, ich opisanie oraz miejsce zabezpieczone przed zgubieniem, zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych. W razie kontroli organów skarbowych dostęp do dokumentów musi być swobodny.

Dokumentację pracowniczą – papierową lub elektroniczną – przechowujesz tak, by zachować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Co grozi za zbyt wczesne zniszczenie lub złe przechowywanie

Za brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez okres ustalony w przepisach albo przetrzymywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy). Na wniosek inspektora pracy pracodawca może zostać ukarany grzywną w tej wysokości.

Po stronie księgowej skutki ujawniają się głównie w kontroli skarbowej – dokumentacja księgowa jest jej głównym dowodem, a naruszenie przepisów o formie przechowywania lub terminów pociąga konsekwencje, gdy uchybienia wyjdą na jaw. Pożar czy kradzież nie usprawiedliwiają utraty dokumentacji księgowej: podatnik ma obowiązek jej odtworzenia.

Zniszczenie dokumentów objętych jeszcze obowiązkiem przechowywania to utrata dowodów w toczącym się postępowaniu, a w kadrach – dodatkowo ryzyko grzywny. Przed zniszczeniem partii dokumentów sprawdź więc, czy nie prowadzi się kontroli lub postępowania, w którym mogą być potrzebne.

Ściągawka przed zniszczeniem dokumentów

Zanim zniszczysz dokumenty, odpowiedz na trzy pytania. Czy dla danej teczki pracowniczej właściwy jest okres 50- czy 10-letni – decyduje data nawiązania stosunku pracy (patrz sekcja „Dokumentacja pracownicza”). Czy upłynął już termin liczony według zasad z sekcji „Liczenie terminów”. Czy nie toczy się kontrola skarbowa, kontrola PIP lub inne postępowanie dotyczące okresu, którego dotyczą dokumenty.

Sprawdź też, czy dokument nie jest wyłączony z przechowywania w formie elektronicznej – jeśli tak, musi pozostać w oryginale. Rodzaje wyłączeń opisuje sekcja „Przechowywanie”.